ИНСТРУКЦИЯ

о порядке ведения  делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц
и организации личного приёма на УП «Национальная киностудия «Беларусьфильм»

 

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц (далее - обращения) на УП ”Национальная киностудия “Беларусьфильм“ (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Директивой Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 ”О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата“, Указом Президента  Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 ”О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц“, Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300 – З “Об обращении граждан и юридических лиц“, постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786  ”Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей”.  

2. Граждане и юридические лица реализуют право на обращение лично либо через своих  представителей.

Письменные и электронные обращения от имени недееспособных граждан и несовершеннолетних подаются их законными представителями.

Представители заявителей осуществляют свои полномочия на основании актов законодательства, либо доверенности, оформленной в порядке, установленном гражданским законодательством.

3. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства 

по обращениям граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц Республики Беларусь и представительств иностранных организаций, поступивших на УП “Национальная киностудия “Беларусьфильм“  (далее –  Киностудия).

4. Термины и определения, применяемые в настоящей Инструкции, упот-

ребляются в значении, определенном Законом Республики Беларусь ”Об обращениях граждан и юридических лиц“.

5. Делопроизводство по обращениям заявителей на Киностудии ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел делопроизводства и контроля.  

6. Ответственность за организацию работы с обращениями на Киностудии несут генеральный директор, его заместители (по курируемым направлениям), главный инженер.   

7. Ответственность за полноту, правильность и своевременность  рассмотрения обращений несут руководители структурных подразделений Киностудии, в которые эти обращения направлены на исполнение.

8. Должностные лица Киностудии при рассмотрении обращений обязаны:

соблюдать требования, установленные настоящей Инструкцией, актами законодательства Республики Беларусь об обращениях;

принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;

принимать законные и обоснованные решения;

письменно информировать граждан и юридических лиц о решениях, принятых по результатам рассмотрения письменных обращений, аргументировав их принятие;

разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям;

обеспечивать контроль за исполнением решений, принятых по обращениям;

принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов граждан;

решать в установленном порядке вопросы привлечения к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

9. Должностные лица  Киностудии, виновные в неправомерном отказе в рассмотрении обращения, нарушении без уважительных причин,  сроков рассмотрения обращения, принятии решения, противоречащего законодательству Республики Беларусь, разглашении сведений в ходе рассмотрения обращения, если это ущемляет права и законные интересы граждан, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

 

ГЛАВА 2

РЕГИСТРАЦИЯ  ПИСЬМЕННЫХ  ОБРАЩЕНИЙ

 

10. Все письменные обращения, размещённые на интернет – сайте, приня-

тые на личном приёме, поступившие  по почте, электронной почте, или иным путем, регистрируются в день их поступления в отделе делопроизводства и контроля.

В случае поступления письменного обращения в нерабочий день (нерабо-

чее время) регистрация осуществляется не позднее чем в первый следующий за

ним рабочий день.

Обращения, поступившие в электронном виде на Интернет-сайт Киностудии или официальный адрес электронной почты, распечатываются и передаются в отдел делопроизводства и контроля. Дальнейшая работа с такими обращениями осуществляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для письменных обращений. Ответы на обращения, поступившие в электронном виде, подписываются генеральным директором и направляются  на адрес электронной почты заявителя.

11. Регистрация письменных обращений осуществляется с использованием журнальной формы с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки. 

12. Обращения, поступившее из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, иных организаций по которым не требуется направление ответов заявителям, регистрируются как поручения вышестоящих органов. 

13. В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп с указанием даты регистрации и регистрационного индекса.

14. Регистрационный индекс письменных обращений состоит из начальной буквы фамилии автора поступившего обращения и порядкового номера.

Например: К - 7, где К – начальная буква фамилии автора, 7 – порядковый номер. Коллективных обращений – из трёх букв “Кол“ и порядкового номера.

15. Повторным обращениям при их поступлении присваивается регистрационный индекс первого обращения, поступившего в текущем году. В правом верхнем углу повторных обращений и  в журнале регистрации ставится отметка: ”Повторно“. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

Руководство Киностудии обязано тщательно разобраться в причинах повторного обращения и, если оно вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения и разрешения обращений, принять соответствующие меры к виновным лицам.

Повторное обращение, в котором не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, проверке не подлежит, если по нему имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданину дан ответ в установленном порядке. При этом гражданину сообщается, что повторное обращение безосновательно, и переписка с ним прекращается.

Решение о прекращении переписки в таких случаях принимает руководство Киностудии.

16. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения на Киностудию, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через косую черту (например: К – 7/2, где: К - начальная буква фамилии автора, 7 – порядковый номер, 2 - номер копии).

17. Обращения, направленные на Киностудию вышестоящими  государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. На таких обращениях в правом верхнем углу проставляется отметка о контроле.

18. Письменные обращения, полученные в ходе личного приёма, подлежат регистрации в общем порядке.

19. Конверты от поступивших письменных  обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес  заявителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

20. Именные пакеты с надписью ”Лично“ передаются адресату в закрытом виде. Если после вскрытия адресатом пакета в нем окажутся обращения граждан, они передаются для регистрации в порядке, установленном Инструкцией.

                                

ГЛАВА 3

ПОРЯДОК  РАССМОТРЕНИЯ  ПИСЬМЕННЫХ  ОБРАЩЕНИЙ  ГРАЖДАН

 

21. После регистрации обращения в этот же день передаются на рассмотрение генеральному  директору Киностудии. Порядок и сроки разрешения обращения, письменное указание исполнителю оформляются на отдельном листе в  форме резолюции, приобщенной к нему. Не допускается размещать резолюции, указания и делать иные  записи на тексте обращений.

На обращении не должно быть более одного указания (резолюции). Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения.

22. Результат рассмотрения обращения отражается в резолюции, которая переносится в журнал регистрации. Обращение направляется исполнителю  под роспись.  

23. Не позднее чем в 5-дневный срок исполнитель в зависимости от содержания обращения принимает решение:

о проведении проверки и разрешении обращения, если его рассмотрение относится к компетенции Киностудии;

об оставлении письменного обращения без рассмотрения ввиду его несоответствия предъявляемым требованиям;

о направлении обращения в иную организацию (должностному лицу), к компетенции, которых относится решение вопросов, изложенных в обращении;

о подготовке заявителю ответа с разъяснением, в какую иную организацию (должностному лицу) ему необходимо обратиться, если решение вопросов, изложенных в обращении, не относится к компетенции Киностудии;

о подготовке заявителю письменного ответа с разъяснением вопросов, изложенных в обращении.

24. Решение исполнителя обращения должно быть точно и своевременно отражено в журнале регистрации обращений.  

 25. Вся переписка по обращениям ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения направляются на бланках установленного образца за подписью генерального директора. Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается переписка по данному вопросу (например:  N 01-20/Л-125, где  01-20- номер дела по номенклатуре, Л-125 – регистрационный индекс).

26. В ответах, направляемых в Министерство культуры Республики Беларусь, иные организации, по находящимся на контроле обращениям указываются сведения об уведомлении заявителя о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.

27. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, ставится личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

28. Переписка по обращениям хранится в отделе делопроизводства и контроля отдельно от других документов. Обращения, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела формируются в течение календарного года.

Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей после окончания производства по ним.

29. Срок хранения обращений, материалов, связанных с их рассмотрением, – 5 лет, в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты, последнего рассмотрения. Постоянно действующей экспертной комиссией Киностудии может быть принято решение об увеличении срока хранения обращений. Данное решение подлежит обязательному утверждению генеральным дтректором.

30. По истечении установленных сроков хранения обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

 

ГЛАВА 4

РАЗРЕШЕНИЕ  ПИСЬМЕННЫХ  ОБРАЩЕНИЙ

 

31. Письменные обращения считаются разрешенными, если поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и даны ответы в сроки, установленные законодательством об обращениях.

32. Ход рассмотрения обращений (поручения, запросы, полученные ответы, принятые решения) должен быть точно и своевременно отражен в журнале регистрации.

33. Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации на Киностудии, а не требующие дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь.

При необходимости проведения специальной проверки, запроса необхо –

димой информации указанный срок может быть продлен генеральным директором, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом  заявителей.

34. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня регистрации его на Киностудии.

35. Письменные обращения должны соответствовать требованиям, предъявляемым статьёй 12 Закона Республики Беларусь ”Об обращениях граждан и юридических лиц“. Обращения, не соответствующие указанным требованиям, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением заявителей в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения.

36. Обращения, поступившие на Киностудию, в которых не указаны фамилия, имя, отчество либо данные о месте жительства и (или) работы (учебы) либо отсутствует личная подпись заявителя, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех обращений, в которых содержатся сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.

Решение о рассмотрении анонимных обращений принимает генеральный директор

37. Повторные обращения, в которых не приводятся новые сведения или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и заявителям  даны ответы в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При этом заявителям письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.

Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимает генеральный директор.

38. Если решение вопросов, содержащихся в обращении, не входит в компетенцию Киностудии, то обращение в пятидневный срок направляется в иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом заявителей, либо по данным обращениям заявителям в пятидневный срок дается ответ с разъяснением, в какую организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.

39. Если в обращении наряду с вопросами, относящимися к компетенции  Киностудии, излагаются вопросы, подлежащие разрешению в других организа-циях, то не позднее 5-дневного срока в соответствующую организацию направляется копия обращения с уведомлением об этом заявителя,  либо в ответе дается разъяснение, в какую  иную организацию (к какому должностному лицу) по данному вопросу необходимо обратиться.

40. В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или в электронной форме. За исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

41. Сроки направления жалоб не должны превышать трех лет со дня нару-

шения прав, свобод и (или) законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об их нарушении.
42. Обращения, поступившие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, а также выступления и опубликованные в печати материалы, связанные с предложениями, заявлениями, жалобами, подлежат рассмотрению в соответствии с Законом Республики Беларусь ”Об обращениях граждан и юридических лиц“, законодательством Республики Беларусь о средствах массовой информации и настоящей  Инструкцией.

 

ГЛАВА 5

ПОРЯДОК ПРИЁМА ГРАЖДАН

 

43. Личный прием граждан, их представителей, представителей юридических лиц (далее – личный приём)  на Киностудии проводится генеральным директором, его заместителем по общим вопросам в установленные дни и часы согласно приказу “О приёме граждан по личным вопросам“, копия которого размещена на информационном стенде. Стенд расположен в общедоступном месте для обозрения работников и посетителей  Киностудии.

При временном отсутствии в день личного приёма должностных лиц  личный прием проводят лица, исполняющие их обязанности.

44. Если на день личного приёма приходится государственный праздник или праздничный день, объявленный Президентом Республики Беларусь нерабочим, день личного приёма переносится на следующий за ним рабочий день. 

45. Личный приём на Киностудии ведётся, как правило, на основании предварительной записи. Старший секретарь – референт Киностудии осуществляет предварительную запись по телефону 267 10 02 на приём по личным вопросам с 08.30 до 17.15 в рабочие дни. Выходные дни – суббота, воскресенье.

46. При проведении личного приёма по решению генерального директора Киностудии, заместителя генерального директора по общим вопросам могут применяться технические средства (аудио - видеозапись, кино- и фотосъёмка), о чём заявитель  уведомляется до начала личного приёма.

47. Инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды труда I и II групп, беременные женщины и посетители с малолетними детьми принимаются вне очереди.

48. При устном обращении необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность, и изложить суть обращения. Представители заявителей должны предъявить также документы, подтверждающие их полномочия.   

49. Генеральный директор, его заместитель не вправе отказать в личном приеме при обращении по вопросам, относящимся к их компетенции, за исключением случаев, когда заявителю в ходе личного приёма уже был дан исчерпывающий ответ на интересующие его вопросы либо когда переписка с этим заявителем по таким вопросам была прекращена.

50. Во время личного приёма для обеспечения квалифицированного решения поставленных вопросов могут привлекаться сотрудники соответствующих подразделений Киностудии.

51. Учет личного приёма и результатов рассмотрения обращений произ -

водится в книге учёта регистрации личного приёма граждан и юридических лиц.    

52. Должностное лицо, ответственное за личный прием, выясняет фамилию, имя и отчество, место жительства и работы посетителя, предлагает изложить суть вопроса, с которым тот обращается. Если обращение является повторным, то перед началом беседы изучаются имеющиеся материалы. Информация о посетителе, сути обращения и результатах его рассмотрения вносится в журнал учета посетителей.

53. Генеральный директор, его заместитель, осуществляющие личный прием, могут принять одно из следующих решений:

   - удовлетворить просьбу гражданина;
   - дать устное разъяснение по сути обращения;

   - отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения.

54. В случае если обращение заявителя не может быть решено непосредственно во время приёма, оно излагается им в письменной форме. Дальнейший его учет, регистрация и рассмотрение ведутся в порядке, установленном для письменных обращений настоящей Инструкцией. На таких обращениях присутствует пометка ”С личного приема“.

55. Если разрешение вопросов, изложенных в ходе личного приёма, не относится к компетенции Киностудии, то заявителям даются разъяснения, в какой государственный орган, иную организацию ему следует обратиться.

56. В журнал учета приема граждан вносится отметка о результатах рассмотрения обращения.

 

ГЛАВА 6

КОНТРОЛЬ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

 

57. Руководство Киностудии осуществляет непосредственный контроль за соблюдением установленного законодательством и настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений.

58. Контроль за своевременным и качественным рассмотрением обращений возлагается на руководителей структурных подразделений, которым согласно резолюции генерального директора  направлено обращение.

59. Контроль за сроками и порядком рассмотрения обращений осуществляет отдел делопроизводства и контроля. О случаях нарушения порядка и сроков рассмотрения обращений начальник отдела делопроизводства и контроля   обязан своевременно докладывать генеральному директору.

60. Не позднее двух дней до истечения срока рассмотрения исполнителю доводится информация о приближении срока исполнения.  

61. В случае, когда обращение не может быть разрешено в срок, исполнитель заблаговременно докладывает об этом должностному лицу, установившему контроль, и ходатайствует о продлении срока в пределах, установленных пунктом 33 настоящей Инструкции. О продлении срока рассмотрения обращения исполнитель обязан своевременно информировать отдел делопроизводства и контроля (изменения документируются), органы или должностных лиц, направивших обращение, а также заявителя.

62. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после полного разрешения обращения, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и дан ответ в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
63. Обращения систематически анализируются отделом делопроизводства и контроля. Результаты анализа докладываются генеральному директору Киностудии.